Luvat ja ilmoitukset tapahtumajärjestäjille

Tapahtumien järjestämiseen liittyy monia lupia ja ilmoituksia. Se, mitä lupia tapahtuman onnistumiseksi tarvitaan, riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta – pienemmille tapahtumille riittää usein maanomistajan lupa ja poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta; suurten tapahtumien kohdalla tulee näiden lisäksi huomioida muut mahdollisesti tarvittavat luvat, esim. elintarvikkeiden myynti, tilapäiset liikennejärjestelyt, meluhaitat jne.

Lupa-asioiden hoitaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja tässä kannattaakin tehdä yhteistyötä eri viranomaisten kanssa alusta asti. Viranomaisilta saat apua lupaviidakossa ja neuvoja ongelmatilanteissa. Itä-Uudenmaan poliisi auttaa tarvittaessa. 

Tutustu huolella Poliisin ohjeisiin yleisötapahtumasta.

llmoitus poliisille tulisi tehdä ainakin seuraavista tapahtumista:

• Suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia).
• Yleisten paikkojen ulkotapahtumat (varsinkin liikenneväylät).
• Erityisryhmille suunnatut tilaisuudet.
• Myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen).
• Tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta.
• Tapahtumassa on anniskelua.
• Tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus).
• Tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta tullaan jollain tavalla häiritsemään).

Tutustu Lupapisteen palveluihin: 

HUOM! Tapahtumanjärjestäjän tulee itse huolehtia siitä, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua. Tapahtuman luonteesta riippuen saatetaan tässä mainittujen lisäksi tarvita vielä muitakin lupia ja ilmoituksia.

Tapahtumajärjestäjä on vastuussa kaikkien lupien hakemisesta ja määräysten noudattamisesta.

Porvoon kaupungin omistamien Yleisten alueiden -maankäyttölupa haetaan Porvoon kaupungin kuntatekniikasta. Lupa haetaan Lupapisteen kautta.

Yleisiä alueita ovat kadut, puistot, kevyen liikenteen väylät, pysäköintialueet ja torit.

Porvoon kaupunki vuokraa tori-, puisto- ja katualueita myyntiä tai tapahtumia varten:

• mainospaikoiksi
• katutilan sulkemiseksi
• jäätelökioskeille
• kahviloiden kesätarjoilualueiksi
• marjojen myyntiin

Kaupunki vuokraa tori-, katu- ja puistoalueita myyntialueiksi, tapahtumien järjestäjille sekä katutilan sulkemiseksi:

• Lundinaukio
• Raatihuoneentori
• Kauppatori
• Jokiranta
• Navigaatiokenttä
• Voittajantienkenttä

Alueita vuokrataan esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• siirtolavan säilytys
• talopaketin toimitus
• henkilönostin
• alueen rajaus lumenpudotusta varten
• rakennustyömaan lisätila
• tapahtumat
• vaaliteltat
• muu lisätilan tarve

Hae aluetta vuokralle Lupapiste-palvelun kautta vähintään kolme viikkoa ennen alueen vuokra-ajan alkamista.

Hakemuksessa tulee esittää:

• Kartta toiminnan sijoittumisesta suhteessa lähimpiin rakennuksiin tai kiinteisiin kohteisiin
• Toiminnasta syntyvät poikkeukselliset liikennejärjestelyt
• Ajankohta
• Vastuuhenkilön tiedot
• Laskutusosoite
• Liittyykö työ rakennus- tai toimenpidelupaan

Mikäli toiminnassa on tarve purkaa kadun rakenteita, on työlle haettava katulupa, joka haetaan Lupapiste-palvelun kautta.

Suurtapahtumat vaativat usein paikoitustilaa ja hyvin suunniteltu liikenteenohjaus. Muista tarkistaa paikoitukseen tarvittavat alueet. Suurtapahtumissa tiedottaminen liikenteen poikkeusjärjestelyistä tulee tehdä ajoissa ja monesti tästä kannattaa tiedottaa myös lähialueen asukkaille. Hyvä liikenteenohjaussuunitelma ja tarvittava määrä henkilökuntaa takaa tapahtumapäivän sujuvuuden.

Elintarvikevalvonta suojaa kuluttajaa elintarvikkeiden aiheuttamilta terveydellisiltä ja taloudellisilta riskeiltä. Toiminnan piiriin kuuluu elintarvikkeiden turvallisuuteen ja määräysten noudattamiseen liittyvä valvonta.

Musiikkiluvat.fi:stä saat taustamusiikin esittämiseen tarvittavat luvat helposti, yhdellä kerralla. Musiikkilupa tarvitaan aina kun musiikkia esitetään julkisesti tai sitä tallennetaan julkista esittämistä varten. Luvan musiikin esittämiseen erilaisissa tapahtumissa; keikoilla, tansseissa, konserteissa, festivaaleilla, näytöksissä, messuilla jne saat Musiikkiluvat.fi -sivustolta.

Musiikkiluvat.fi

• Teosto – ilmoitus soitetusta musiikista
• Gramex – ilmoitus soitetusta musiikista äänitteeltä

Toiminnanharjoittajan on tehtävä kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle kirjallinen ilmoitus tilapäistä melua tai tärinää aiheuttavasta tapahtumasta.

Yleisötilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin, joihin osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvariski, on laadittava pelastussuunnitelma.
Pelastussuunnitelma on toimitettava pelastuslaitokselle.

Pelastussuunnitelma on laadittava yleisötapahtumaan, jossa:

• Arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä
• Käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita tai erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
• Tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta
• Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille

Suunnitelmassa on esitettävä vähintään:

• Tapahtuman yleistiedot
• Arviot tilaisuuteen liittyvistä riskeistä
• Turvallisuusjärjestelyt
• Toimintaohjeet onnettomuus- ja vaaratilanteissa

Mahdollisille lavoille, teltoille ja muille väliaikaisille rakenteille haetaan toimenpidelupa Porvoon kaupungin rakennusvalvonnasta.

Esimerkiksi

• Kooltaan vähäinen ja kevytrakenteinen katos
• Julkisivun- tai kattomuodon muuttaminen
• Yli 1,8m korkea aita

Toimenpideluvan hakemisesta kannattaa keskustella Porvoon kaupungin kuntatekniikan kanssa.

Tapahtuman aikana turvallisuutta valvovat tapahtumajärjestäjän asettaman järjestyksenvalvojat. Poliisi asettaa järjestyksenvalvojien määrän tapahtumakohtaisesti.

Tapahtumajärjestäjä vastaa tapahtuman ensiapuvalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä. Ensiapuvalmiuden taso määräytyy tapahtuman osallistujamäärän ja luonteen mukaan. Pienissä ja matalariskisissä tapahtumissa ei välttämättä tarvita erillistä ensiapuryhmää, mutta tapahtuma-alueelle on varattava ensiaputarvikkeita. Esim SPR järjestää ensiapupalveluita tapahtumiin.

Huomioithan että tapahtuma-alueesta ja lupakäsittelystä voidaan periä maksu, joka määräytyy voimassaolevan taksan mukaan.