Tutustumismatka eli FAM matka (familiarization trip) on liiketoiminnallinen toimenpide, jossa Porvoo alueena tai porvoolainen yritys esittelee toimintaansa ja palvelujaan matkanjärjestäjille, eli potentiaalisille B2B-asiakkaille. FAM matka on tärkeä markkinointityökalu Porvoolle, sillä se antaa matkanjärjestäjille mahdollisuuden kokea todellisia asiakaskokemuksia, joiden perusteella he voivat suositella elämyksiä omille asiakkailleen.

Tutustumismatkat ovat työkalu niin Porvoolle matkailualueena, Visit Porvoolle kuin porvoolaisille yrityksillekin, saadakseen tuotteitaan matkanjärjestäjien valikoimiin ja siten kasvattaa myyntiä. FAM matka on merkittävä investointi sekä ajallisesti että rahallisesti sekä matkanjärjestäjille että isännöivälle taholle. Matkan toteuttaminen vaatii tarkkaa suunnittelua, jotta oikeat ostajat kohtaavat oikeat myyjät, sekä kansainvälistä tuotekehitystä ja panostusta matkanjärjestäjien vastaanottamiseen.

Onnistuneella tutustumismatkalla

• Teemme hyvän vaikutuksen ja jätämme vahvan muistijäljen Porvoosta
• Luomme uusia asiakassuhteita ja laajennamme verkostoa niin kansallisesti kuin kansainvälisesti
• Nostamme profiiliamme kilpailussa ja saamme tuotteitamme matkanjärjestäjien ja matkatoimistojen myyntilistoille
• Kehitämme omaa toimintaamme saadun palautteen perusteella

Visit Porvoon vastuut

• Mahdollistaa ryhmien saapumisen Porvooseen, koordinoida vierailun ohjelma sopien aikatauluista ja järjestelyistä eri toimijoiden kanssa sekä toimia tilaisuuksissa yhteyshenkilönä ja hostina.
• Valikoida vieraiksi vain matkailullisesti potentiaalisia asiakasryhmiä Suomesta tai kansainvälisiltä kohdemarkkinoilta.
• Edellytämme tutustumismatkaan osallistuvista vieraista mahdollisimman tarkkoja etukäteistietoja; mitä yritystä he edustavat, mitkä tuotteet heitä kiinnostavat, mikä vuodenaika heitä kiinnostaa, mitä he vierailullaan tavoittelevat, jotta voimme suunnitella niin vierailijoiden kuin palveluntarjoajien näkökulmasta mahdollisimman hedelmällisen ohjelman vierailulle.
• Kustannamme tarvittaessa siirtymiset kaupungin sisällä kohteesta toiseen, jos ohjelman toteuttaminen sitä edellyttää ja jos ryhmällä/vierailla ei ole omaa kulkuneuvoa käytössään.
• Kustannamme mahdolliset kaupunkiopastukset asiantuntevan oppaan johdolla vierailijaryhmän omalla kielellä (kun se on mahdollista), jos opastuksen nähdään tukevan tutustumismatkan tavoitteiden täyttymistä.
• Huolehdimme, että kullakin vierailukohteella on riittävästi aikaa omien palveluidensa/tuotteidensa esittelemiseksi.
• Emme kustanna esittelyiden aikana tarjottua ohjelmaa tai tarjoiluja. Visit Porvoo ei maksa palveluista tai tuotteista, jotka ovat matkailuyrityksen ydintuotteita ja joita kokemalla vierailijat saavat omakohtaisen kokemuksen tuotteen soveltuvuudesta omille asiakkailleen.

Kohdevierailut

• Matkailuyritys järjestää vieraille yritys- tai tuote-esittelyn ennalta sovitun ohjelman ja aikataulun puitteissa.
• Matkailuyritys huolehtii omalta osaltaan tutustumisvierailun tavoitteiden täyttymisestä, tekemällä vieraisiin hyvän vaikutuksen ja jättämällä palvelustaan vahvan muistijäljen.
  • Vinkki; Valmis infopaketti yrityksestä, josta löytyy vähintään myynnin yhteystiedot ja yrityksen nettisivut koetaan yleensä hyödylliseksi
• Matkailuyritykset voivat olla yhteydessä Visit Porvoon yksikköön, jos heille tulee suoraan tiedusteluja FAM vierailuista, joiden koordinoimisessa Visit Porvoo voisi olla avuksi. Käsittelemme pyynnöt aina tapauskohtaisesti matkailuyrittäjien kanssa ja alueen vetovoiman parantaminen etusijalla.

Vaikuttajayhteistyöt

Visit Porvoo toteuttaa vaikuttajayhteistöitä suunnitelmallisesti eri teemakokonaisuuksiin liittyen, niistä aina erikseen valitun vaikuttajan kanssa erikseen sopien.

Yhteistyö toteutetaan ”avaimet käteen” -periaatetta seuraten, eli vaikuttaja sopii ja varaa itse yhteistyön aikana käytettävät palvelut suoraan palveluntarjoajalta, toimittaa Visit Porvoolle etukäteen suunnitelman ohjelmasta, sisältyvistä palveluista ja tarjotusta näkyvyydestä sekä hinnan kokonaisuudelle.

Ravintolat

Mikäli FAM vierailun ohjelma edellyttää tarjoilujen järjestämistä tutustumiskäyntien välissä, järjestää Visit Porvoo nämä tapauskohtaisesti parhaaksi katsomallaan tavalla kustannustehokkaaseen sopimushintaan.