Det är värt att använda tid och resurser för att brainstorma och planera evenemangskonceptet så att slutresultatet, det vill säga evenemanget, blir så framgångsrikt som möjligt. Redan i idéfasen är det bra att kartlägga de evenemang som organiseras samtidigt, det vill säga potentiella konkurrenter eller partners, samt nödvändiga tillstånd och begränsningar när det gäller tid och plats.

När de viktigaste frågorna har klargjorts är det värt att börja kontakta samarbetspartners. Det är värt att investera i att hitta lämpliga partners för just ditt evenemang. Lova dock inte för mycket och investera i presentationen av din idé, det garanterar ett bättre resultat.

• Evenemangets målgrupp
• Evenemangets innehåll
• Extern eller intern händelse -> platsvalets risker -> väderförhållanden vid utomhusevenemang
• Händelsestid -> samtidiga händelser
• Evenemangsschema och logistik

Hur ska evenemanget marknadsföras? Har produktionsteamet den kompetens som krävs? Kommer evenemanget att fortsätta i framtiden? Vad vill du uppnå med evenemanget?

Har arbetsgruppen den kompetens som krävs? Oavsett om det är ett mindre eller större evenemang behöver arbetsgruppen mångsidig expertis. Tiden före evenemanget kräver investeringar i marknadsföring, kommunikation, ekonomisk planering och till exempel logistikplanering. På själva dagen för evenemanget behövs ett större antal människor för att genomföra och sköta saker. Det är viktigt för varje medlem i teamet att känna till och förstå sin egen roll och sitt ansvar som helhet. Av denna anledning är kommunikation inom organisationen avgörande. Varje evenemang måste alltid ha en utsedd ansvarig person som ansvarar för alla områden.

Trots entusiasmen är det inte värt att organisera evenemanget med för få resurser. I planeringsfasen är det värt att noggrant granska evenemangets mänskliga, ekonomiska, expertis och andra resurser.

Ett av de viktigaste verktygen under hela processen är budgeten. Evenemangets budget, som bör innehålla alla utgifter och inkomster borde vara så exakt som möjligt. Den håller evenemangsarrangören uppdaterad med evenemanget.

Att skaffa partner och sponsorer är ett tidskrävande jobb, och det är en bra idé att planera för att partners ska kontakta i tid. Att skaffa sponsorer tar tid, och även här är ett bra nätverk en fördel. Se också till att bekanta dig med möjliga stipendier och bidrag. Flera bidrag bör ansökas om i flera månader i förväg, i så fall bör det redan finnas en någorlunda korrekt plan för evenemanget.

Detsamma gäller företagens sponsringsbudgetar. Beslut fattas i god tid. Det är också värt att överväga samarbete genom effektiviseringar. Om en lämplig partner kan erbjuda sina egna tjänster eller produkter för evenemanget, till exempel genom synlighet eller annat samarbetsmönster, kan det vara till stor nytta för helheten? Det är värt att tänka på partnerskap och samarbete lika kreativt som hela evenemanget! Finansiering och förvärv av resurser påverkas också av vem som organiserar evenemanget. Arbetar du i en förening, i ett företag eller som individ?

Händelsens säkerhet regleras av olika lagar och förordningar: till exempel räddningslagen, hälsoskyddslagen och konsumentskyddslagen ställer specifika krav på evenemangsarrangörens verksamhet som skyddar både evenemangsbesökaren och evenemangsarrangören.

Det är också lagarnas uppgift och anmälningar och tillståndsansökningar som görs på för att väcka evenemangsarrangören för att överväga de faror och risker som är förknippade med evenemanget. Var noga med att kartlägga vilka tillstånd som gäller ditt evenemang och ta hand om dem i god tid. Du bör alltid söka ytterligare råd från myndigheterna om du är osäker.

När du planerar och organiserar ett evenemang måste evenemangsarrangören aktivt kontakta myndigheterna för att lyckas med att organisera ett säkert evenemang. Stora evenemang och andra händelser som kan skada allmänheten eller utomstående måste föregås av ett möte med myndigheterna i god tid före evenemanget, till vilket alla nödvändiga myndigheter är inbjudna.

På mötet kommer ni att gå igenom evenemanget, och varje myndighet kommer att ställa sina egna villkor, som arrangören måste ta hänsyn till. Beroende på händelsens art kan mötet delta av bland andra polisen, räddningsmyndigheten, en företrädare för byggnadsinspektionen, representanter för miljöskydd, hälsoskydd och livsmedelsinspektion samt representanter för gatuövervakning och fastigheter.  Myndigheterna deltar i enlighet med deras intressen. Arrangören av evenemanget ansvarar för att kalla till inspektionen. Myndigheterna kan också själva meddela arrangören om kontrollen. Inspektionen hålls vanligtvis på evenemangspatsen samma dag.

Evenemangssäkerhet övervakas av brottsbekämpande tjänstemän, som i regel måste ha minst en per 100 besökare på evenemanget. Minsta antal förvaltare fastställs av polisen men myndigheterna kan även vid behov kräva att arrangören ökar antalet förvaltare. Kontrollera alltid rekommendationerna med polisen.

Eventuellt måste arrangören arrangera första hjälpen på platsen, vars nivå och omfattning beror på arten, omfattningen, antalet åskådare och risknivån för evenemanget. När man till exempel gör en räddningsplan måste man överväga detta i god tid. Nivån på första hjälpens beredskap kan variera från en patrull på 2 till 3 personer till flera enheter, beroende på händelsens art och antalet besökare. Små och lågriskincidenter kräver inte nödvändigtvis ett separat första hjälpteam, men även då måste man hitta medel för första hjälpen på evenemangsområdet. Evenemangsarrangören är också ansvarig för beredskap och varning för ytterligare hjälp. Var noga med att informera alla som arbetar på evenemanget om hur de ska gå tillväga. Du ska alltid vara beredd på allt.

All kommunikation är information och marknadsföring! Tänk på varför och till vem evenemanget arrangeras. Fundera på hur du bäst når målgruppen för evenemanget. Utveckla också en kommunikations- och marknadsföringsplan för sociala mediekanaler. Kom ihåg åtminstone följande: Pressmeddelande och radioreklam, affischer, sociala medier, nätverk och e -postlistor, influencer -marknadsföring (bloggar, instafeeds, etc.) tips och gratis spalter. Var kreativ!  

• Anmälan till polisen
• Tillstånd för markanvändning
• Räddningsplan
• Regionskarta
• Försäkringar
• Teosto och Gramex tillkännagivanden och betalningar om musik spelas på evenemanget (live -artist och / eller musik från band)
• Är det nödvändigt att stänga gatan? Tillstånd söks från polisen och staden måste stödja ansökan.
• Matdeklaration, kommunal miljömyndighet / hälsoinspektör. Notera! De minsta operatörerna, till exempel små tillfälliga försäljningar eller servering av mat från privatpersoner eller hobbyklubbar, är undantag från anmälningskravet. Kontrollera dock alltid!
• Ljudanmälan, skriftlig till den kommunala miljöskyddsmyndigheten och genom tillståndspunkten.
• Licenstillstånd, utfärdat av den regionala administrativa myndigheten på platsen, AVI.
• Tobakslagen – I princip är rökning alltid förbjudet i evenemangsområdet.
• Lottotillstånd – om mer än 500 snabblotterier säljs (polis).
• Tänker du använda eller lagra brandfarliga vätskor, flytande petroleumgas eller sprängämnen, tjärdammar eller exterminatorer, göra en öppen eld eller lägereld? (Polis och räddningstjänst)
• Tänker du organisera en fyrverkeri, en eldshow eller använda pyrotekniska effekter? (Polis och räddningstjänst)
• Vänligen planera också rivningen av evenemanget och strukturerna.
• Städning av området – hur är det med städning redan under evenemanget?
• Retur för uthyrning / lånutrustning
• Det sista mötet i arbetsgruppen: var lyckades ni, var kunde det förbättras, kommer evenemanget att omorganiseras?